Europa

Nombres:  Adriana Lizette Gutiérrez Bayona

Lugar de Pasantía: Proexport Colombia, Frankfurt-Alemania

Los pasantes de la oficina comercial de Proexport en Alemania deben realizar labores tanto administrativas como comerciales (las últimas tienen mayor preponderancia).

Las labores comerciales son de apoyo a los asesores y al director, las tareas desempeñadas fueron: realizar llamadas para invitar a empresarios alemanes, polacos y holandeses al stand de Colombia de Fruit Logistica y Biofach; traducir presentaciones, tablas y/o artículos de prensa; redactar y/o editar manuales para los empresarios colombianos que participan en las ferias comerciales (las ferias Fruit Logistica, Biofach e iMEX); hacer estudios de mercado y bases de datos con clientes potenciales para mercados específico; apoyar a los asesores comerciales con la logística de las ferias, a través de la compra de tiquetes de viaje, reservas de hoteles y salones de conferencias, y manejo del perfil de Proexport en la página Web de las ferias Fruit Logistica, Biofach, ITB e iMEX; apoyo a los asesores en la creación de cuentas de clientes en NEO (sistema de manejo de relaciones comerciales) y de bases de contactos; y llenar formularios de aduanas para la recepción de material para las ferias comerciales ITB, iMEX, IHIF y SIA.

Por otro lado, se encuentran las funciones administrativas del pasante, las cuales contribuyen al mejor funcionamiento de la oficina comercial. Las labores realizadas en este ámbito fueron: llenar formatos de legalizaciones (formatos de procedimiento de Proexport); revisar la llegada de correo de la oficina y enviar correspondencia; atender las llamadas telefónicas y dirigirlas a la persona responsable o que es requerida; compra de suministros para la oficina; realizar los pagos de la oficina comercial usando el banco virtual (StartMoney Business 5.0 Deutsche Bank Edition); entregar el reporte de nómina al Director; redactar el reporte de activos fijos cada vez que sea necesario; actualizar el inventario de la oficina; llevar el control del uso de celulares y llaves; archivar documentación importante; y hacer la contabilidad de la oficina comercial, mediante el uso del SIOC (Sistema de Información de Oficinas Comerciales de Proexport

4. Cinco (5) tips o claves importantes para tener en cuenta en su intercambio o pasantía:
   1. Tener un buen nivel de Alemán, mínimo A2
   2. Saber manejar situaciones de presión
   3. Siempre tener aptitud positiva
   4. Conocimientos de estadística pueden facilitar el manejo de algunas funciones administrativas.
   5. Saber responder a nuevas experiencias  y riesgos
5. Un promedio aproximado del presupuesto general mensual en su intercambio o pasantía: Mensualmente puede gastarse entre 500 y 700 euros, depende de la alimentación, arriendo y viajes.
6. Algún medio de contacto (preferiblemente correo electrónico) para los estudiantes interesados en obtener mayor información: adrianitagutierrez5@gmail.com